Política de Protección del Derecho Fundamental

I. INTRODUCCIÓN

El presente documento de Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos personales, en adelante La Política, de la empresa Plata Ortegón Asociados S.A.S, en adelante Plata Ortegón Asociados, N.I.T 900685154-1, fue elaborada con el propósito de adoptar y definir las reglas aplicables al tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores y empleados, entre otros; para que estos puedan conocer los derechos que les asisten y los deberes de la compañía en la materia; y para establecer los procedimientos aplicables a su interior y así garantizar el ejercicio de sus derechos. Lo anterior, en el marco del desarrollo del objeto social de Plata Ortegón Asociados, atendiendo las normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Esta Política regula los procedimientos internos de Plata Ortegón Asociados relacionados con la protección del derecho de habeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la compañía.

Como quiera que La Política se construyó y diseñó a partir de normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, es obligatoria para Plata Ortegón Asociados, todos sus empleados, trabajadores, directores de todos los niveles, y contratistas, independientemente del vínculo jurídico o contractual que los una, siempre que implique el tratamiento de datos personales, en cualquiera de sus modalidades sobre los que Plata Ortegón Asociados tenga responsabilidad, de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.

La aceptación de propuestas, la celebración de contratos, el diligenciamiento de formatos, el acceso a los Servicios de la Página Web www.plataortegonasociados.com (en adelante la Página Web), el ingreso a las instalaciones de la compañía y/o la aceptación expresa o inequívoca de la presente política, implica la aceptación de los Titulares de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

II. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS

A efecto de comprender, interpretar y aplicar La Política, se adoptan las siguientes definiciones de conceptos y términos relevantes, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos disponen en lo pertinente:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
• Clientes: Persona natural que se vincula mediante la suscripción de contratos para adquirir productos y/o servicios de Plata Ortegón Asociados.
• Contratistas y/o colaboradores: Persona natural que tiene relación comercial y/o de colaboración con Plata Ortegón Asociados.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato público: Dato personal que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.
• Datos sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Empleados: Son las personas naturales que se encuentran vinculadas por medio de un contrato laboral a Plata Ortegón Asociados, o con un tercero contratista que presta servicios a Plata Ortegón Asociados.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Página de Web de Plata Ortegón Asociados: Hace referencia a la página web www.plataortegonasociados.com
• Proveedores: Persona natural que provee o abastece de productos y/o servicios a Plata Ortegón Asociados.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado y por cuenta del Responsable.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.

III. DATOS PERSONALES

3.1. TIPOS DE DATOS PERSONALES RECABADOS POR PLATA ORTEGÓN ASOCIADOS

Plata Ortegón Asociados dará Tratamiento a los Datos Personales que sean necesarios para desarrollar las actividades comerciales inherentes a su objeto social, así como mantener y fortalecer las relaciones comerciales, contractuales, de consumo y laborales con los Titulares de los mismos.

En particular, Plata Ortegón Asociados recabará los siguientes datos personales, entre otros que pudieren ser necesarios para estos fines:

3.1.1. EMPLEADOS:

Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia y/o beneficiarios, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, imágenes en cámaras de vigilancia, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos relacionados con el estado de salud, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos socioeconómicos, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, datos relacionados con la historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico, datos generales relacionados con afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, datos personales de acceso al sistema de información de Plata Ortegón Asociados, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

3.1.2. CLIENTES:

Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

3.1.3. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y/O COLABORADORES:

Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, datos relacionados con la historia laboral, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

3.2. FORMA DE RECOLECCIÓN

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a Plata Ortegón Asociados mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por Plata Ortegón Asociados, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de Plata Ortegón Asociados, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.

3.3. COOKIES

Plata Ortegón Asociados utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan la Página Web de Plata Ortegón Asociados, entendiendo que el ingreso y navegación en la Página Web es una conducta inequívoca de autorización. El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye: Información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL), información acerca del explorador que utiliza el Titular, detalles de las páginas visitadas por el Titular, dirección IP, clicks, hipervínculos, nombre de usuario, foto de perfil, consultas, entre otros

3.4. OTRAS FUENTES DE RECOLECCIÓN

Plata Ortegón Asociados puede recibir información personal del Titular por medio de otras fuentes como Bases de Datos públicas e información de terceras partes a las que el Titular ha otorgado autorización para compartir su información.

IV. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Plata Ortegón Asociados almacena y utiliza los datos personales que recopila en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades legítimas, de conformidad con lo establecido en la ley:

1. Cumplir el objeto social de Plata Ortegón Asociados.
2. Registro de sus clientes, distribuidores, proveedores, y contratistas de los distintos tipos de negocio.
3. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y contratistas, de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos y servicios, información de productos y servicios, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del consumidor.
4. Para compartirlos o enviarlos a terceros, con quienes realice alianzas o contratos con fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas en su objeto social; o a quienes les encargue el tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad.
5. Obtener información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía
6. Seleccionar o vincular personal, administrar contrataciones, manejar relaciones laborales y cumplir las obligaciones derivadas de la misma; otorgar beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros; así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
7. Envío a distribuidores, proveedores y contratistas información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos.
8. Envío a los clientes información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos o servicios contratados.
9. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, de ser necesario en la ejecución de actividades comprendidas en su objeto social, con sus consumidores, proveedores o contratistas.
10. Cumplimiento con obligaciones contractuales y deberes legales para con los clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos en particular.
11. Análisis de prospectiva con fines comerciales de consumidores, proveedores distribuidores y contratistas.
12. Para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del consumidor.
13. Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones de los Titulares.
14. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de Plata Ortegón Asociados.
15. Los datos personales serán conservados en las correspondientes bases de datos, ficheros o sistemas de información de Plata Ortegón Asociados por el periodo acorde con la respectiva finalidad para los cuales fueron recopilados y objeto de tratamiento.

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales, contenidos en bases de datos, archivos, ficheros sistemas de información o similares de Plata Ortegón Asociados, tienen derecho, de conformidad con las normas en la materia, a:

• Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
• Emitir autorización para el tratamiento de sus datos pernales.
• Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relativos al tratamiento y contenido de sus datos ante Plata Ortegón Asociados.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar a Plata Ortegón Asociados prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Obtener de Plata Ortegón Asociados, respuesta a sus consultas, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación o exclusión de sus datos personales; y de la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso.
• Para estos efectos, el titular podrá autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso, y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
• Solicitar a Plata Ortegón Asociados la exclusión de sus datos personales, e información personal de sus bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal de bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares, a menos de que exista un derecho contractual específico.

VI. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales por parte de Plata Ortegón Asociados deberá contener:

• La identificación del responsable del tratamiento.
• Los datos que se desean recopilar.
• La finalidad de la recolección y del tratamiento que se le impartirá a los datos.
• Los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales.
• Si se van a recopilar datos personales sensibles se deberá indicar de forma expresa que su entrega no es obligatoria ni supeditar la prestación de un servicio venta de un bien a su entrega.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Tratamiento de Datos Públicos.
• Tratamiento en otros eventos previstos en las normas vigentes.

VII. DEBERES DE PLATA ORTEGÓN ASOCIADOS EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Plata Ortegón Asociados tiene los siguientes deberes en la ejecución de La Política, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos establecen para el efecto:

• Garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data.
• Adoptar las medidas y procedimientos al interior de Plata Ortegón Asociados para que la empresa y sus empleados respeten el derecho fundamental de habeas data y de tratamiento de datos de los titulares que así lo han autorizado.
• Solicitar al titular de los datos personales autorización para su tratamiento.
• Conservar la autorización de tratamiento de datos emitida por el correspondiente titular, y tenerla disponible para ser consultada con posterioridad.
• Atender oportunamente, de conformidad con lo que establecen las normas en la materia, las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales.
• Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales objeto de tratamiento.
• Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
• Regular, de requerirse, los contratos con terceros el acceso a bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares que contengan datos personales.
• Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se recopila esa información.

VIII. DATOS SENSIBLES

De conformidad con la correspondiente definición contenida en el Capítulo II de La Política y en las correspondientes normas legales y reglamentarias, son datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Por tanto, en principio, Plata Ortegón Asociados no requiere de información sensible de titulares para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.

De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, Plata Ortegón Asociados informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.

En consecuencia, Plata Ortegón Asociados se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles de ser el caso.

La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de los productos o servicios de Plata Ortegón Asociados.

IX. DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS

En principio, Plata Ortegón Asociados no requiere de datos personales de niñas o niños para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.

De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, Plata Ortegón Asociados informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.

De requerirse, Plata Ortegón Asociados le imparte un tratamiento confidencial a la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y corresponden a aquellos de naturaleza pública, generales o que no sea posible identificar al titular, en respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia del interés superior que lo protege.

Los datos personales de niños y niñas, de requerirse, serán utilizados por Plata Ortegón Asociados garantizando que se utilizan para su óptimo desarrollo, respetando el interés superior del niño.

X. CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES

La transferencia a terceros de datos personales sin la autorización de sus titulares está prohibida, salvo las excepciones que la ley establece para el efecto.

La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro correspondiente de Plata Ortegón Asociados con la anotación de la autorización previa del titular de la información; y para una finalidad legítima de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de trabajadores o empleados de Plata Ortegón Asociados de cualquier nivel, serán considerado como falta grave, y podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin indemnización de conformidad con lo que el Reglamento Interno de Trabajo disponga para el efecto. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones civiles o comerciales que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas de Plata Ortegón Asociados, será considerado como justa causa para dar por terminada la respectiva relación contractual sin perjuicio de las acciones civiles que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia. 

En los contratos con los proveedores o demás contratistas de Plata Ortegón Asociados se incluirá la correspondiente cláusula, de conformidad con lo previsto en el presente párrafo.

No obstante lo anterior, en los casos en que sea necesario compartir estos datos con terceros Encargados para el cumplimiento de las finalidades para las que se recabó la información, el Titular autoriza a Plata Ortegón Asociados a suministrar su información con esos terceros y, entre otros, con:

• Agencias de publicidad que apoyan a Plata Ortegón Asociados a cumplir y analizar la eficacia de sus productos y/o servicios.
• Terceros que deben entregarle al Titular algún producto o servicio ordenado, como por ejemplo algún servicio postal o de mensajería.
• A las autoridades policivas o gubernamentales en casos que éstas hayan seguido el debido proceso legal para solicitar que se les comparta la información del Titular.
• Terceros que deseen enviarle al Titular información acerca de sus productos y servicios únicamente en casos en los que se haya dado su previo consentimiento para ello por parte del Titular.
• Terceros prestadores de servicios, empresas de Outsourcing, personal en misión o temporal.
• Proveedores de herramientas analíticas web, tales como Google.
• Compañías, organizaciones o individuos fuera de Plata Ortegón Asociados, si se considera que revelar dicha información es necesaria por razones legales.

Otras razones que nos pueden llevar a compartir información con terceros pueden ser:

• Reforzar los términos aplicables de uso de la Página Web de Plata Ortegón Asociados.
• Llevar a cabo investigaciones de posibles violaciones a las leyes aplicables.
• Detectar, prevenir y proteger a Plata Ortegón Asociados contra el fraude y cualquier vulnerabilidad técnica o de seguridad.
• Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, y trabajar en conjunto para cualquier investigación legal y para cumplir con los requisitos gubernamentales.

Si se llegara a compartir la información personal del Titular con algún tercero, Plata Ortegón Asociados hará su mayor esfuerzo para asegurarse de que mantengan segura la información, que se tomen todos los pasos para protegerla de mal uso y que la usen sólo de manera consistente con la Política para el Tratamiento de Datos Personales, y las leyes y regulaciones aplicables a la protección de datos.

Plata Ortegón Asociados no vende información personal, excepto a entidades que resulten de una escisión y/o fusión total o parcial del negocio, consolidaciones, cambio de control, reorganización o liquidación de todo o una parte del negocio. Con la autorización concedida a Plata Ortegón Asociados para el tratamiento de sus datos el Titular expresamente manifiesta que la autorización concedida continuará vigente en caso que Plata Ortegón Asociados llegare a fusionarse, escindirse o transformarse, por lo cual la autorización se entenderá otorgada a la compañía resultante de la escisión, fusión o transformación.

XI. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

11. 1. Generalidades

De conformidad con la ley, los titulares de datos personales tienen derecho a acceder a ellos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a consultarlos periódicamente, solicitar su rectificación, actualización, en caso de ser inexactos, o a solicitar su exclusión y eliminación, cuando lo consideren oportuno.

En consecuencia, al interior de Plata Ortegón Asociados se han diseñado e implementado los siguientes procedimientos en orden a garantizar los derechos de los titulares de datos personales,

los cuales se ponen en funcionamiento una vez el correspondiente titular presente la solicitud de que se trate, por los siguientes canales así:

• En nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 10 N° 73 – 34 OFICINA 302, Bogotá D.C.
• A través del servicio de correo físico en la Carrera 10 N° 73 – 34 OFICINA 302, Bogotá D.C.
• En la dirección electrónica cplata@plataortegonasociados.com

Plata Ortegón Asociados dejará constancia de la fecha de recibo de la solicitud de consulta o reclamo en cada uno de los diferentes canales dispuestos para ese efecto.

Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos, en los términos establecidos en la ley, así:

11.2. El ejercicio del derecho de acceso

El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Plata Ortegón Asociados el titular podrá elevar una solicitud por los canales indicados, señalando la información que desea consultar o conocer.

La solicitud será atendida por Plata Ortegón Asociados en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Si no fuere posible atender la petición dentro del término indicado en el párrafo anterior, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales a los diez (10) primeros, siguientes al vencimiento del primer término.

A continuación, se señalan las acciones que pueden presentar los Titulares o sus Causahabientes en relación con las consultas rectificaciones y reclamos que se relacionen con los datos de los Titulares registrados en las Bases de Datos de Plata Ortegón Asociados.

11.3. Consultas

Las consultas y solicitudes de los Titulares o sus causahabientes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a las consultas que los

Titulares o sus causahabientes presenten podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.

11.4 Presentación de rectificaciones y reclamos

El titular de datos personales o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos de Plata Ortegón Asociados debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley a cargo Plata Ortegón Asociados, podrán presentar un reclamo o rectificación ante esta compañía, el cual será tramitado en cumplimiento del siguiente procedimiento y reglas:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente podrán ejercerse por i) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; o ii) su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y, en consecuencia, no será atendida ni objeto de respuesta.

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Plata Ortegón Asociados y contener, al menos, la siguiente información:

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y su calidad de causahabiente o de representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el solicitante busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
• El reclamo o rectificación será atendido por Plata Ortegón Asociados en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por los canales señalados.
• Si no fuere posible atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, así se informará al interesado, indicando las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles iniciales, siguientes al vencimiento del primer término.

XII. DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONSULTA Y RECLAMOS

El departamento o persona responsable de atender las peticiones de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es Carlos Eduardo Plata Ortegón ubicado en la Carrera 10 N°73 – 34 OFICINA 302; correo electrónico cplata@plataortegonasociados.com, teléfono (57 1) 7035028.

XIII. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida la disposición legal o contractual. Para ello, el Titular deberá seguir el mismo procedimiento establecido para las Rectificaciones y Reclamos.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

(I) Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, en este sentido Plata Ortegón Asociados y/o los Encargados del Tratamiento deben dejar de tratar por completo los datos del Titular y, (II) Puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercadeo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme. En caso de que el Titular no lo indique con claridad, se entenderá que la solicitud es total.

Los mecanismos o procedimiento que Plata Ortegón Asociados establezca para atender las solicitudes de revocatoria no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la ley 1581 de 2013.

XIV. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

De acuerdo con las normas vigentes, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o de revocatoria de la autorización ante el área encargada, de acuerdo con lo establecido en los Puntos XI y XII de la presente Política de Privacidad.

XV. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Plata Ortegón Asociados tomará las precauciones razonables para mantener segura la información personal y para exigir a cualquier tercero que maneje o procese Datos Personales por encargo de Plata Ortegón Asociados que haga lo mismo. El acceso a la información personal está restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y estará permitido su tratamiento únicamente por personas vinculadas a Plata Ortegón Asociados o encargadas expresamente para ello.

XVI. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos a las cuales dará Tratamiento Plata Ortegón Asociados, así como los Datos Personales debidamente autorizados incorporados en ellas estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Una vez cumplido este plazo, Plata Ortegón Asociados procederá a eliminar la base de datos o eliminar los datos de los titulares, según correspondiere.

XVII. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente a partir de marzo de 2021. Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en la Página Web de Plata Ortegón Asociados.

La presente Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos de la empresa Plata Ortegón Asociados se expide desde su Gerencia.